Suivre le budget du chantier, lot par lot.

Le point de départ : les contrats signés

Le suivi commence quand les entreprises sont désignées. Une ligne par lot : l’entreprise, les travaux, le montant HTVA du contrat signé. Ce montant vient de l’offre retenue au comparatif des offres, corrigée des erreurs de calcul et des remises.

Notez à côté le budget de référence du maître de l’ouvrage, s’il en a donné un : c’est par rapport à lui que l’écart se mesure. Tenez tout le tableau hors TVA, comme les contrats, et rappelez au client, en lui envoyant la synthèse, qu’il paiera la TVA en plus.

Avenants, suppléments et décomptes

Le contrat évolue pendant le chantier. Distinguez :

• l’avenant : une modification écrite et signée du contrat, qui change son montant ou son objet ;
• le supplément : un travail en plus, non prévu au contrat, demandé par le client ou imposé par une découverte sur chantier ;
• le décompte : le chiffrage d’une modification, en plus ou en moins, par exemple la quantité réellement exécutée d’un poste en quantité présumée ;
• l’économie : un travail supprimé ou moins cher, à déduire.

Bonne pratique : aucun supplément exécuté sans prix accepté par écrit. La demande de l’entreprise est d’abord un montant proposé ; il ne devient facturé qu’après l’accord du maître de l’ouvrage.

Notez chaque modification dès qu’elle est connue, avec sa date et sa description, même avant l’accord : un montant final estimé n’est honnête que s’il compte aussi ce qui est encore en discussion.

Les états d’avancement

L’entreprise facture au fur et à mesure, par états d’avancement, au rythme prévu par son contrat. L’architecte vérifie chaque état avant de le transmettre au maître de l’ouvrage : les quantités correspondent-elles à ce qui est réellement fait sur chantier ? Les postes facturés sont-ils ceux du métré ? Un supplément non accepté s’y est-il glissé ? Ce que vous écartez d’un état, dites-le par écrit, à l’entreprise et au maître de l’ouvrage, avec la raison : l’entreprise corrige, et le client sait ce qu’il paie.

La nature du poste guide la vérification : un poste à prix global se facture selon son avancement, un poste en quantité présumée selon la quantité réellement exécutée et mesurée. Notez pour chaque état son numéro, sa date et son montant : le cumul donne le pourcentage facturé du lot.

Trois chiffres à suivre

• Reste à facturer = contrats et avenants − états d’avancement facturés. S’il devient négatif, l’entreprise a facturé au-delà de son contrat.
• Montant final estimé = contrats et avenants + suppléments et décomptes proposés. C’est ce que le chantier coûtera si rien d’autre ne change.
• Écart sur le budget = montant final estimé − budget de référence du maître de l’ouvrage.

Comparez aussi le pourcentage facturé à l’avancement réel : un lot facturé à 80 % quand les travaux sont à moitié faits, c’est une avance à surveiller.

Informer le maître de l’ouvrage

Envoyez la synthèse au client à intervalles réguliers, et à chaque supplément important : montant final estimé, écart sur son budget, suppléments en attente de décision. Une mauvaise nouvelle annoncée tôt laisse le temps de choisir : économiser ailleurs, reporter un poste, accepter le dépassement.

En fin de chantier, le même tableau prépare le décompte final de chaque lot.

Les pièges courants

• un supplément exécuté avant d’avoir été chiffré et accepté ;
• un état d’avancement transmis sans vérification sur chantier ;
• un état qui facture un supplément encore en discussion ;
• les économies oubliées : seuls les suppléments sont comptés ;
• un tableau mis à jour en fin de chantier seulement ;
• des montants HTVA et TVAC mélangés dans le même tableau ;
• un avenant convenu oralement, jamais signé.

Suivre le budget avec Arko

Arko est un logiciel en ligne pour les bureaux d’architecture belges, conçu par un architecte. Son outil Suivi du budget tient un tableau par projet, un lot par entrepreneur.

• Lot repris du comparatif des offres : l’entreprise retenue et le montant HTVA de son offre, corrigé des erreurs de calcul et de la remise.
• Contrat et avenants, états d’avancement, suppléments et décomptes, lot par lot, avec le montant proposé et le montant facturé ; une économie s’inscrit en négatif.
• La synthèse calculée : facturé et pourcentage, reste à facturer, montant final estimé, écart sur le budget de référence ; un lot facturé au-delà de son contrat est signalé.
• Les infos du projet reprises de la fiche : dossier, adresse du chantier, dates de début des travaux et de réception.
• Le PDF au nom de votre bureau, pour le maître de l’ouvrage, et le tableau en Excel.