Rédiger un rapport de chantier clair, sur place.

À quoi sert le rapport de chantier ?

En Belgique, la loi du 20 février 1939 sur la protection du titre et de la profession d’architecte confie à l’architecte le contrôle de l’exécution des travaux. Le rapport de chantier, qu’on appelle aussi procès-verbal de réunion de chantier, en est la trace écrite. Il sert à trois choses :

• informer : le maître de l’ouvrage, les entreprises, les bureaux d’études et le coordinateur sécurité-santé savent où en est le chantier et ce qu’on attend de chacun ;
• décider : chaque décision prise en réunion est écrite, datée et attribuée à quelqu’un ;
• vous protéger : en cas de litige, une suite de rapports réguliers montre ce que vous avez vu, signalé et demandé. Un défaut relevé, suivi de rappels écrits, ne se discute plus.

Un bon rapport est donc court, daté, complet et diffusé vite. Il ne raconte pas la réunion : il dit qui doit faire quoi, et pour quand.

Ce que doit contenir un rapport de chantier

L’en-tête

• le numéro du rapport (une seule numérotation du premier au dernier rapport du chantier), la date de la réunion et la date de diffusion ;
• le chantier : intitulé, adresse, maître de l’ouvrage ;
• les présents, absents et excusés, intervenant par intervenant ;
• la météo et les jours d’intempéries, utiles plus tard pour discuter des délais.

Le corps

• l’avancement des travaux, lot par lot ou entreprise par entreprise, et le planning des prochaines semaines ;
• les observations : constats, demandes, remarques sur la qualité, chacune avec son responsable et son échéance ;
• les décisions et les modifications, avec leur effet sur le prix ou le délai quand il est connu ;
• ce qui est attendu : plans d’exécution, fiches techniques, échantillons, états d’avancement ;
• les photos, légendées.

La fin

• la date et l’heure de la prochaine réunion ;
• la liste de diffusion ;
• une phrase sur les remarques, par exemple : « Les remarques sur ce rapport sont à formuler au plus tard lors de la réunion suivante ; à défaut, il est considéré comme approuvé. »

Bien rédiger les observations

Les observations sont le cœur du rapport. Ce sont elles qu’on relira en cas de désaccord.

• Un sujet, un responsable, une échéance. « À voir » n’est pas une échéance.
• Écrire ce qu’on a vu, pas ce qu’on suppose : « joints non bourrés en façade arrière, travée 2 » plutôt que « maçonnerie mal faite ».
• Situer : niveau, local, façade, axe du plan. Une photo légendée vaut mieux qu’un long paragraphe.
• Suivre : une observation garde sa place d’un rapport à l’autre tant qu’elle n’est pas réglée, et chaque rappel est compté.
• Clôturer : une observation réglée est notée « en ordre » une fois, puis disparaît du rapport suivant.

Diffuser et faire approuver le rapport

Le rapport n’a de valeur que s’il arrive vite chez tout le monde. Envoyez-le le jour même ou le lendemain, en PDF plutôt qu’en document modifiable, à toute la liste de diffusion. Les remarques reçues se notent au début du rapport suivant, qui devient ainsi la version approuvée du précédent.

Gardez tous les rapports au même endroit, avec le projet : c’est là qu’on les cherchera à la réception, ou des années plus tard.

Les pièges courants

• rédiger le soir, de mémoire, plusieurs jours après la réunion ;
• recopier le rapport précédent à la main et oublier un point ouvert ;
• des photos dans un dossier à part, sans lien avec l’observation ;
• des observations sans responsable, qui traînent de rapport en rapport ;
• une mise en page différente pour chaque collaborateur du bureau.

Faire ses rapports de chantier avec Arko

Arko est un logiciel en ligne pour les bureaux d’architecture belges, conçu par un architecte. Son outil Rapports de chantier suit le déroulé d’une réunion, en six étapes : visite, présents, observations, avancement et planning, photos et listes, puis relecture et envoi.

• Sur place : sur le téléphone ou la tablette, même sans réseau. Le rapport part dès que la connexion revient.
• Le rapport suivant reprend le précédent : intervenants, observations encore ouvertes, rappels comptés ; les points en ordre disparaissent.
• Un statut par observation : pour mémoire, en cours, rappel, en ordre, en couleur dans le PDF.
• Photos prises dans l’appli, rangées dans le rapport ; jours d’intempéries notés.
• Un PDF aux couleurs du bureau, envoyé par e-mail aux intervenants de la fiche projet.

Le même projet regroupe aussi le PV de réception, l’état des lieux avant travaux et le suivi du budget.